Ledelse på distancen

Forestil dig, at din allerbedste ven siger ja til en udstationering på ubestemt tid. I starten er det spændende – hold da op, I skal da besøge hinanden, og selvfølgelig skal I nok holde kontakten. I er jo allerbedste venner, og I kan snakke om alting. Det holder også. I sender mails til hinanden, ringer sammen om aftenen, snakker over skype, sender fotos og film fra hverdag og fest, og følger med i hinandens liv. I besøger hinanden, og hver gang I er sammen, er alting som det plejer. Der går et par år. Tomrummet efter din ven har skabt plads til nye venskaber, og ind imellem går der nu lang tid mellem jeres kontakter. Jo længere tid, der går, jo mere overfladisk kommunikerer I. Da der endelig bliver tid til et besøg, kommer I næsten tilbage som i gamle dage, men efter kort tid sker det igen – kontakten bliver stadig sjældnere, og til sidst er der pludselig gået et år, siden I sidst hørte fra hinanden. Lige så stille glider det ud – ikke fordi I ønsker det, det sker bare.

Og vi ved det jo godt. Nærhed og tillid skabes gennem nærvær og fysisk tilstedeværelse. Skal kontakten opretholdes på distancen, sker det gennem bevidste handlingsmønstre og opfølgning. Og så skal man mødes ind imellem. Tillid og anerkendelse er afgørende for det indbyrdes forhold, når man kommunikerer på distancen.
I 2009 tog Center for Ledelse temperaturen på distanceledelse i Danmark i dag. Heraf fremgår det, at distancelederen har fokus på at opsætte mål og resultatstyre, men glemmer at få skabt tillid og give anerkendelse, skabe fællesskabsfølelse og loyalitet. Der er for lidt fokus på de signaler, medarbejderne sender, og det kan skabe grobund for konflikter. Hvorfor er tilliden og fællesskabet så vigtig, netop når det handler om distanceledelse?

Tillid er helt grundlæggende, når man kommunikerer leder-medarbejder, fx hvis der er tvivl om en opgave. Hvis medarbejderen ikke får spurgt tilstrækkeligt ind, kan det føre til forkerte handlinger og demotivation. På samme måde har de medarbejdere, der arbejder på distancen, behov for stor frihed og indflydelse på eget arbejde, både med hensyn til indhold og arbejdstid. Som leder af disse medarbejdere må man derfor acceptere ikke at have kontrol over, hvordan arbejdet udføres, og i stedet vise medarbejderen tillid og give rum til selvledelse.
Fællesskabet er et grundlæggende behov i mennesket, og følelsen af fællesskab skaber loyalitet overfor helheden. Det bedste redskab hertil er en anerkendende tilgang i kommunikationen, og det betyder, at der ikke kun skal være kontakt, når der er noget galt, men også, når det går godt – eller helt uden grund, bare for kontaktens skyld.

Det handler om nærvær. Om en god dialog, og om at skabe mulighed for, at medarbejderne kan påvirke processerne og sætte deres eget fingeraftryk. At skabe rum til uformel dialog, når man er i kontakt. At afsætte tid til at lære hinanden at kende leder og medarbejder imellem, at mødes fysisk og afstemme forventningerne til hinanden.

Når alt dette er på plads, så kan vi tage fat på de mere tekniske redskaber. Der skal skabes struktur, opfølgning, planlægning og spilleregler omkring kommunikationen. Kommunikationsvejene skal anvendes med omtanke – mail, telefon, sms, intranet, dokumenter, skype, videokonferencer - så information og dialog optimeres og misforståelser undgås. Kommunikationen skal med andre ord behandles med stor omtanke og til enhver tid forberedes grundigt. Tager lederen fx spontant følsomme emner op, ”nu vi alligevel snakker sammen i telefonen”, kan det tage lang tid at få rettet op på en uhensigtsmæssig formulering og få genskabt nærheden. Positive budskaber kan leveres ad mange veje og til en vis grad spontant, men de følsomme eller negative budskaber skal forberedes grundigt og helst leveres ved et fysisk møde.

Professor Anders Drejer fra Handelshøjskolen i Århus, mener, at det kræver en ekstra indsats at være leder på afstand (Berlingske Tidende den 30. maj 2007).

”Det er den samme opgave bare 100 gange sværere. Der er en masse informationer om følelser og reaktioner, som man får foræret, når man fysisk er til stede sammen, men som man ikke får kendskab til per distance. Der er meget kommunikation, man kan tage via mobilen, over mailen eller over en videokonference. Men der er ikke båndbredde nok, for nu at sige det på den måde, til, at man kan opfange de helt små signaler som eksempelvis en sitren ved øjet.”
Anders Drejer fastslår vigtigheden af at få den slags informationer frem i kommunikationen. ”Det kan være aftaler om, hvordan humøret fremgår af en mail, så modtageren ved, om afsenderen er glad eller sur. Det kan også være en aftale om, at hvis en af parterne er sure, så løfter man røret i stedet for at sende en mail. Og nogle ting kan man så aftale at tage op på det næste fysiske møde. I det hele taget er det vigtigt at variere kommunikationsmulighederne så meget som muligt, for at opfange så mange signaler som muligt,” siger han og tilføjer, at mange først bliver opmærksomme på brister i kommunikationen, når det er gået galt.

Anne Birgitte Lindholm
PS4 Partner