fredag den 29. april 2011

Jeg har ikke tid i dag!

Lyder det bekendt?
For de fleste er det sådan, at der er ting og opgaver der bliver udskudt gang på gang. Ofte er det faktisk de samme opgaver, der bliver udskudt. Det kan også være den samme aftale i firmaet, med personen, eller vennerne der bliver udskudt. Det er med andre ord, ofte de samme opgaver eller personer det går ud over.

Hvad kan man gøre ved det?

Ja, først kan man overveje om det er noget, der er tilfældigt eller om det er noget, der er ”ubevidst” bevidst. De ting eller dem der er ”ubevidst” bevidst, vil man gøre sig selv en tjeneste ved at få væk, enten helt at droppe opgaven eller sige tingene som de er; At man ikke har prioriteret det, og man heller ikke kommer til det – sige det direkte til personen, men på en pæn måde. Alene det, at man får det sagt, giver én selv noget luft til at gøre de ting, som betyder noget for en selv og/eller virksomheden.
Men så er der jo de opgaver, man ikke kan slippe af med, eller de personer man af en eller anden grund SKAL have møder med.

Hvad gør man ved det, eller dem?

Et godt råd er at få opgaven løst eller få afholdt det møde, man har udskudt. Min erfaring er, at i over 90% af tilfældene er det ikke så slemt at udføre opgaven, som det er at tænke på den. Som en ekstra bonus giver det rigtigt meget energi bagefter.
Det der sker, når, man udskyder tingene er, at man forestiller sig nogle ting, som man slet ikke har belæg for at vide. Vi har en tendens til at tro, at vi ved, hvad andre tænker, men hvordan kan vi vide det?

Når man har udført den udskudte opgave eller samtale, vil man ofte opdage at den åbner nye muligheder, muligheder som man ikke havde regnet med. Prøv at tænk på sidste gang du fik overstået en ting du havde udskudt… hvordan var det?
Et andet råd er, at hvis man ikke kan få taget sig sammen til at gøre tingene selv, så vend det med en nær kollega, ven eller på hjemmefronten. På den måde får man en andens synspunkt og andre indfaldsvinkler til at få tingene gjort. Ofte vil det ikke være så stort et problem, som man selv har gjort det til.
Og så skal man huske på, at alle har nogle ting de ikke får gjort.. nogle er bare længere tid om det end andre :-).

Fredagens vise ord er en omformulering af den amerikanske humorist, Josh Billings ord fra ”udskyd ikke til i morgen hvad du kan have fornøjelse af i dag” til ”udskyd ikke til i morgen hvad du kan udføre i dag”.
(begge citater giver fornøjelse, bare med en dags forskel :-))

Rigtig god weekend og få nu gjort de ting du har udskudt!

Peder Juul - PS4 Partner

www.ps4.dk

fredag den 15. april 2011

Er du tidsoptimist eller tidspessimist?

Det tager ca. fire uger at få en ny vane til at blive en vane. Men de fleste gør sig ikke dette klart. I stedet forsøger de at gennemføre storstilede, radikale ændringer og kan slet ikke klare det og falder derfor tilbage til deres gamle behagelige vaner. Dette er også tilfældet med mennesker, der går på hårde slankekure. De kan ikke gennemføre dem og ender med at tage mere på, end de har tabt. Svaret på varige forandringer i en adfærd er at tage gradvise, glidende og systematiske skridt. Vurder din tidsregistrering. Vælg en ny vane, som du mener, vil have den største tidsbesparende værdi beslut dig at gennemføre den i tre uger uden at falde i. Herunder, følger det vi kalder de 18 besværlige af de mest almindelige tidsrøvende vaner på arbejdspladsen. Hver enkelt er kombineret med en ny vane, der skal erstatte den gamle. Når du har bestemt dig for en ny vane, så fortæl den til andre og begynd straks på den. Vent ikke, til du får lyst. Så kommer du til at vente i al evighed. Begynd med at handle på den måde, du ønsker at være og snart vil du være, som du handler. Det er meget lettere at handle sig ind i en følelse end at føle sig ind i en handling. Analyser dit tidsforbrug Ryd op på dit kontor en gang for alle og smid væk Gør det nu Tag dig af sagen, når du har fat i den Udsættelsesadfærd skaber træthed Koncentrer dig om den opgave, du har gang i Få NU over på din side Lav ugeplaner (fredag) – Prioriter opgaverne Lav dagsplaner – For at skabe overblik. Prioriter opgaverne. Afsæt tid til uventede opgaver. Få ubehagelige opgaver behandlet som første prioritet. Lav månedsplan for at skabe overblik over specielt belastet perioder. Ved projektarbejder – Sæt mål og nedbryd disse til overkommelige delmål. Organiser dit kontor Skab effektiv kommunikation – Spørg-lyt-forstå-rådgiv-hjælp Lav en udviklingsplan for din egen udviklingsplan. Vedr. email – Læs og besvar på faste tider af dagen Start med den nyeste – Læs overskrifterne først – Brug hullerne i dagen til emails. Fredagens vise ord:


Lad de meningsfyldte valg være dig en ledesnor livet igennem; ej kun krav om tempo og effektivitet. Den bedste og smukkeste musiker er den, som fortolker med følelse og mening – ikke den som bliver først færdig. Rigtig god weekend De bedste hilsener


Karin Jessen - PS4 partner


www.ps4.dk

fredag den 8. april 2011

Multitasking - spild af tid?

Jeg talte den anden dag med et par kollegaer om multitasking, hvor vi kom ind på både simultantolke og jægerpiloter, og om det overhovedet er muligt at multitaske. Min kollega sagde: ’Det handler om, hvor god man er til at flytte fokus og skifte mellem opgaverne, for det er ikke fysisk muligt at lave to opgaver på én gang.’ Det gav anledning til at undersøge begrebet lidt nærmere. Multitasking er et ord vi bruger i flæng, så snart vi har flere bolde i luften på én gang. Det er også et ord, som kvinder har taget patent på, eller i hvert fald praler af at være bedre til end mænd. Men er det i det hele taget muligt at multitaske? Og i så fald, er det overhovedet effektivt? En hurtig research om emnet gav da også et lidt broget billede af, hvad multitasking er. Det første billede er, at multitasking er en myte, og at det er fysisk umuligt at multitaske, fordi vores hjerne ikke er skabt til at det – hvad enten du er kvinde eller mand. Det betyder ikke, at man ikke kan klø sig i nakken, når man kører bil, fordi det ikke sætter hjernen på kognitivt arbejde. Hjernen arbejder til gengæld kognitivt, når der skal tages beslutninger, og så kan der kun være plads til én beslutning. Et andet resultat hævder, at vi bruger hver sin hjernehalvdel til to opgaver, men jeg vil nu alligevel vove den påstand, at det er svært at være fuldstændig nærværende i begge situationer eller opgaver samtidig. 100 % opmærksomhed er svær at dele. Hvornår har du sidst set fjernsyn og snakket i mobil, og har fået alle informationer med fra både samtalen og nyhederne? Endelig fandt jeg en helt tredje definition af multitasking: Multi-tasking occurs when a person is going back and forth between several missions. Hvis dette er tilfældet, så betyder det, som min kollega sagde, at man hopper frem og tilbage mellem opgaver, og så er multitasking muligt, og så handler det om, hvor god en person er til at flytte fokus mellem opgaverne. Det giver lidt muligheder at vælge imellem må man sige, og så er det ikke så mærkeligt at ordet bliver brugt på må og få. Enten er det slet ikke muligt, eller også kan det sagtens lade sig gøre, men er det så en god idé at multitaske? Gennemgående i min lille research var at i stedet for at spare tid, så tager multitasking tid fra os, fordi vi hele tiden bliver forstyrret. Hvor tit tjekker du ikke din mail i løbet af dagen? Bliver afbrudt af en telefon eller kollega? Derudover er det svært, tidsrøvende og usundt. Det er svært fordi, det overbelaster hjernen, hvilket betyder, at vi kun kan koncentrere os i nogle minutter af gangen; tidsrøvende fordi, der er en konstant pendlen mellem flere opgaver, hvilket betyder, at der er mange uafsluttede opgaver i længere tid; og usundt fordi folk, der anvender multitasking som deres foretrukne arbejdsmetode er mere udsatte for stress. Det fik mig til at overveje, om jeg egentlig selv kunne blive mere effektiv ved udelukkende at koncentrere mig om én opgave af gangen og lukke døren til kontoret (i mit tilfælde en mental dør pga. fælles kontor). Jeg oplever dagligt, at jeg sidder og arbejder på en artikel, samtidig med at jeg hører musik, der dukker en mail op, som jeg lige kan svare på, og lidt efter kommer der en sms eller telefonen ringer. Jeg har aldrig for alvor overvejet at jeg faktisk spildte tid. Jeg havde opfattelsen, at jeg fik ordnet flere ting, og dermed sparede tid. Men hvis vi vælger at bruge definitionen, der hævder, at det handler om at være god til at flytte fokus, så må det betyde, at multitasking er en disciplin man rent faktisk kan mestre. Her har yngre generation en fordel, idet de er vokset op med den nyeste teknologi, der gør, at de er vant til ’være på’ hele tiden og er vant til at flytte rundt på forskellige platforme på internettet. Derudover er de vant til altid at skulle tage stilling til noget, også flere ting på én gang, og til at få mange informationer på samme tid, hvilket giver dem mulighed for at vælge og vrage. Den yngre generation ser det måske endda som en evne og kompetence at kunne have flere jern i ilden. Men selv den unge mennesker kan have for meget fart på, og gabe over for meget. Er vi så blevet klogere? Det har i hvert fald givet lidt eftertanke til weekenden for mit vedkomne. Rigtig god weekend :-) Kirstine Grønhøj Jensen PS4 konsulent

fredag den 1. april 2011

Indre og ydre motivation - hvad motiverer dig?

Af: Bo Zoffmann

Motivation har været emnet for en del af mine fredagsinspirationer. Nu er vi i gang med at skrive en bog om emnet, og det er faktisk yderst spændende. Personligt har jeg valgt at dykke ned i en del af den store mængde af forskning der findes om emnet, hvilket er interessant. En af de årsager der er til at motivation er/har været et emne, som har givet mange spekulationer er, at ordet dækker over flere forhold, som hænger voldsomt sammen.

Der er specielt 2 forhold om motivation, den indre motivation og den ydre motivation. Vi at mennesker har en indre motivationskraft, som ganske enkelt driver os til at gøre de ting som vi gør. Denne indre kraft er blevet blandet sammen med en ydre motivation, som handler om de elementer der muligvis kan få vores indre motivations kræfter sat i spil. Vi kan sige, at æslet har en indre motivation, som er ønsket om at få stillet sin sult, at nå hen til guleroden, og 2 ydre motivationskræfter, nemlig den gulerod der hænger foran næsen på æslet, og rytteren som pisker æslet. Billedet er yderligere godt, fordi det både repræsenterer en ”hen imod” (sult) motivation og en ”væk fra” (pisk) motivation.

Sammenblandingen af de 2 begreber har været årsag til en del forvirring hos mig, og hele den problemstilling som ledere i mange tilfælde har rejst, om at de ikke ved, hvordan de skal motivere deres medarbejdere bliver bestyrket, når vi i bund og grund ikke ved, hvad vi taler om. Min påstand er, at vi kan etablere arbejdsmiljøer som er motiverende at arbejde i, men vi skal kende vores medarbejder rigtig godt, for at vide hvad der dybest set motiverer ham/hende. Rigtig mange medarbejdere er ikke selv fuldstændigt klar over, hvad der motiverer dem.

Ved du hvad der motiverer dig?

Prøv lige at tænke lidt over det spørgsmål. Jeg har stillet det til rigtig mange mennesker, og det er tydeligt at meget få har et klart billede af, hvad det er som virkelig motiverer dem. Det er afhængigt af situationen, vil flere svare. ”jeg er ikke særlig motiveret på mit arbejde, men når jeg træner drengespillerne i fodboldklubben, så er jeg 100 % motiveret. Det ville aldrig kunne blive tilsvarende på mit arbejde” har jeg engang hørt en mellemleder sige. Det er et interessant udsagn, for hvorfor er manden villig til at bruge en væsentlig del af sin fritid på boldbanen?

Jeg er af den overbevisning, at hvis det var muligt for virksomheden at ”tappe” ind til de samme følelser hos denne mellemleder, som fodboldklubben og drengene gør, så ville engagementet på arbejdspladsen blive fuldt ud lige så stort som det er i fodboldklubben. Følelsen af at gøre noget for andre, og den klare forståelse for hvordan han som fodboldtræner er med til skabe en succes, er muligvis de to elementer, som får vores fodboldtræner til at være dybt engageret, og manglen på sammen er så årsagen til, at han ikke har tilsvarende engagement på arbejdspladsen.

Har du tænkt over hvad der motiverer dig? Det er muligvis lettere for dig at blive klar over, hvad der ikke motiverer dig. Under alle omstændigheder er det en god ide at blive mere klar over, hvad der motiverer, og den gode nyhed er, at vi godt kan finde ud af det. Jeg siger ikke det er let, men det kan afgjort lade sig gøre.

Fredagens vise ord:

Hvis du vil have bygget et skib, skal du ikke kalde folk sammen for at tilvejebringe tømmer eller tilvirke redskaber. Du skal ikke uddelegere opgaver til dem eller fordele arbejdet - men du skal vække deres længsel efter oplevelserne på det store åbne hav.
Antoine de Saint-Exupéry