fredag den 29. november 2013

Den vigtige forventningsafstemning

Snart er julen over os, og forventningerne er mange og ofte meget forskellige. Nogle forventer, at der skal danses om juletræet, inden der spises, og andre forventer, at der skal spises, inden der danses om juletræet. Nogle forventer, at der skal spises flæskesteg, andre kalkun, og der er tilmed nogle, som mener, at julemiddagen bør være en tapasbuffet. Det mest interessante er måske de mange sammenbragte familier, som har hver deres medbragte kultur, som for hver enkelt er den eneste rigtige måde at holde jul på. Men man kan ikke tænke, hvis man er sikker på, man har ret. Så hvad skal man gøre? Man skal selvfølgelig lave en forventningsafstemning, som bringer alle de tidligere kulturer i spil. Efter en oplysende og spændende dialog bliver alle så enige om, hvilken ny julekultur der skal være gældende for den jul, som de sammenbragte deltagere alle skal være glade for at deltage i. 

Denne lille men velvalgte historie er ofte det samme, der skal ske hver eneste gang, du sammensætter et team, hvor alle er afhængige af at opnå resultater sammen. 

Klar kommunikation er en forudsætning for et vellykket samarbejde. En god briefing, der forklarer mål og delmål og fordeler ansvarsområder, er derfor et værktøj, du bør bruge, når du samarbejder med kolleger, kunder, ledere og leverandører. 

Hvem, hvad, hvor og hvornår er fire vigtige spørgsmål, som altid skal besvares, før du indleder et samarbejde om en opgave. Uden en præcis briefing kan samarbejdet nemlig let køre af sporet. - Den værste briefing, du kan give eller modtage, er en briefing, hvor afsenderen ingen overvejelser har gjort sig på forhånd. Omvendt leverer du den bedste briefing, når du fortæller, hvilket resultat du har i tankerne, hvem der skal løse opgaven samt hvordan og hvornår, opgaven skal være løst. 

Selvom den gode briefing lyder som en større arbejdsindsats, sparer forberedelserne dig faktisk tid, fordi du styrer uden om misforståelser og skuffelser i sidste ende. - Jo mere specifik du er i din briefing, des bedre kan du udnytte modtagerens ekspertise, og det letter arbejdet begge veje. En briefing er nemlig ingen ordre men en forventningsafstemning. 

Således er det også vigtigt at være opmærksom på, at en forventningsafstemning om julekulturen kan spare familien for mange skuffelser, bristede og uindfriede forventninger og således sikre en dejlig aften for alle parter. 

Dagens vise ord er udtalt af den danske filosof Søren Kierkegaard:

”Det store er ikke at være enten det ene eller det andet - men at være sig selv - og det formår hvert eneste menneske, hvis det vil.” 

Anotherstep ønsker dig en rigtig god weekend (og jul) 

PS4 - teamet

fredag den 22. november 2013

Tør du lege som leder?


Nu er decideret læring noget, de færreste forbinder med ledelsesopgaven, men det fylder alligevel en hel del i hverdagen, uden at vi måske er bevidste om det.
Spørgsmål som:

Hvordan skaber vi forretningsudvikling, samarbejdsprocesser, feedback og kommunikation? Hvad er god kundeservice? eller i forhold til visioner og værdiarbejde.

Der er mange forhold i hverdagen, hvor både læring generelt og det at få en fælles forståelse er væsentligt i forhold til at opnå gode resultater.
Men der er stor forskel på, hvordan vi iscenesætter det som ledere, og alt for ofte gør vi det i forbindelse med et møde ved at sætte temaet på dagsordenen, høre vores kollegaer og drage nogle konklusioner.

Hvordan vi udlever det, og om vi har fået en fælles forståelse af det, vi blev enige om, er så en anden historie, og kan være ganske frustrerende, når vi som ledere ser på, hvordan det besluttede faktisk udleves.

Men har du overvejet at bringe legen ind på arbejdspladsen?
Hvad bliver resultatet, hvis man sætter en ledelse til at visualisere en fælles vision ud fra en række tilfældige materialer såsom pap, grankogler, ispinde, stof og legeklodser? Man opnår en mere nuanceret, kreativ dialog, som indeholder mere end ord, fordi noget, du selv har bygget, siger langt mere end ord. Desuden er processen i at formulere visionen langt hurtigere, fordi man undgår mundhuggeri, som måske snarere handler om indbyrdes magtkampe end om valg af ord.

”For at opnå den optimale proces, er der nogle faktorer, der skal være på plads. Fagligheden skal være i orden, men det er langt fra nok. Selv den mest vidende leder eller facilitator kan tale sine modtagere i søvn, hvis han/hun er kedelig nok. Derfor er det lige så vigtigt, at aktiviteterne er engagerende, varieret og virkelighedsnære for at skabe reel læring og effekt. Det er her, de lidt mere utraditionelle læringsmetoder kommer til deres ret”.
”Vi ved eksempelvis, at man gennem øvelser kan lege sig frem til en klar forståelse for noget meget komplekst. I tilfældet med visionsprocessen for ledelsen betyder skabelsesprocessen, at der sker en kobling mellem højre og venstre hjernehalvdel, som sætter nye tanker i gang. Generelt er det sådan, at når man bruger flere sanser, fx i fysiske øvelser, så er der flere sanser om at huske.”

”Vi ved også, at hvis deltagerne ikke bliver aktiverede – enten via spørgsmål eller øvelser – så bliver de passive, og så lærer de simpelthen mindre effektivt.”
Generelt er folk skeptiske, når man som leder bryder vanen og forventningerne til en aktivitet eller et møde. Ofte viser det sig dog, at hvis man tør bryde hverdagens mønster med et par utraditionelle øvelser, der bryder tankemønstret, så er tilbagemeldingen ofte, at det lige var det, deltagerne trængte til. Det løsner op for en dialog mellem deltagerne, som er konstruktiv, og man opnår de resultater, man søger.

Hvis en deltager er forberedt på at være kreativ og blive udfordret, så kommer de lidt utraditionelle læringsmetoder heller ikke som en overraskelse, men det er en rigtig god idé at afstemme forventningerne.
Hvis jeg beder mine kollegaer om at være modige, så er det med den indstilling, de møder op, og det er et vigtigt udgangspunkt. Herefter er det din opgave at styre forventningerne og guide deltagerne i den rigtige retning.

Tør du lege med?
Dagens vise ord er et gammelt kinesisk ordsprog lyder sådan:
Det jeg hører, glemmer jeg. Det jeg ser, husker jeg. Det jeg gør, forstår jeg.”


Anotherstep ønsker dig en rigtig god weekend

Klaus Le Roy Topholm
PS4 Partner

mandag den 18. november 2013

Fredagsinspiration: Teams og evnen til at samarbejde


Vi etablerer teams til mange forskellige formål og i mange forskellige situationer. Ikke sjældent anvendes betegnelsen team ligeledes for en gruppe eller en flok, uden at det overhovedet har noget med teams at gøre. En afdeling behøver ikke at være et team, og mange af de teams, som vi skaber, er i virkeligheden grupper. Det er der i sig selv ikke noget ondt i, det kan blot forvirre begreberne, og i visse sammenhænge sætter det nogle forventninger som afgjort ikke kan indfries.

Et team adskiller sig fra en gruppe, ved at der er flere krav til et team, end der er til en gruppe. En gruppe er for den sags skyld bare en mængde mennesker, som definerer sig som en gruppe, hvorimod et team er en gruppe, der:

  • Har et eller flere klart definerede fælles mål
  • Har en klar fordeling af rollerne
  • Ved, at det faktum, at vi er forskellige, er en styrke, og at vi udnytter disse styrker
  • Hvor medlemmerne støtter hinanden

Et team er derfor en temmelig krævende struktur, som har det med at skuffe fælt, når/hvis ovenstående ikke er på plads. Det interessante er, at teams kan udrette langt mere, når de fungerer som teams, og at rigtige velfungerende teams er langt mere motiverede.

Det er min erfaring, at det, der meget ofte halter, er punkt 3 og 4. Jeg har i min tid deltaget i adskillige teams, og det var altid forskellighederne og støtten der manglede. Jo, vi sagde til hinanden, at det var en styrke, at vi var forskellige, med faktuelle irritationer over de andre medlemmer af teamet overskyggede i stort omfang vores mentale holdning. Det er mere reglen end undtagelsen, at vi ikke forstår de andre teammedlemmers adfærd og derfor bliver irriteret over, at de ikke gør, som jeg selv ville gøre.  

Når vi så grundlæggende set er mere irriterede, end vi er det det modsatte, hvordan skulle vi så kunne støtte hinanden? Det betyder, at vi ser os selv i en slags ensomhed i teamet, hvilket afgjort ikke fremmer teammiljøet, og det betyder helt klart at vi ikke bliver så effektive og produktive, som vi kunne være.

Det er et stort dilemma, at vi mangler evnen/muligheden for at sammensætte teams således, at teamet bliver a)produktivt b) udviklende c) sjovt at være en del af. Netop de personlige forskelle kan kortlægges og dermed danne grundlag for en bevidstgørelse af alle medlemmerne i teamet. Denne bevidsthed kan ikke undgå at styrke den gensidige respekt og skabe fundamentet for en accept af vores forskelligheder, hvilket vil fremme effektiviteten mærkbart.

Teamsamarbejdet skal være sjovt, udviklende og produktivt, og det er afgjort muligt, når vi gør os umage og anvender nogle af de metoder, der skal til for at styrke samarbejdet i teamet. Teams, som ikke fungerer, koster virksomheder rigtig mange penge, det slider medarbejderne op samt skaber stress og stor utilfredshed. Nu skal vores manglende successer i teametableringen og samarbejdet ikke få os til at holde op med at arbejde i teams men skabe fundamentet for at udvikle til succesfyldte teams.

Harry Ford er ophav til dagens vise ord:
Fiasko er muligheden for at kunne begynde igen på en mere intelligent måde”.


Anotherstep ønsker dig en rigtig god weekend!


PS4-teamet

mandag den 11. november 2013

Fokus på potentialet i forskellighederne

Selvom diversitet i ledergrupper, arbejdsteams og lignende til tider kan forårsage frustrationer og konflikter, ligger der et stort potentiale i disse forskelligheder. Den højeste effektivitet opnås når vi udnytter diversiteten.

Hvornår har du sidst glædet dig over, at debattere et emne med et menneske som har et helt andet verdenssyn, end du har? Oplever du ikke oftest, at mennesker som virkelig er forskellige fra dig selv, er irriterende, og at du har vanskeligt ved at forstå, hvordan de dog danner deres mening?

I begyndelsen af vores forelskelse synes vi, at disse forskelligheder er vidunderlige og ordsproget: ”Modsætninger mødes og sød musik opstår”, har kun aktualitet i privatlivet. Det er ikke den gængse opfattelse i arbejdslivet. Vi oplever ofte pr. automatik, at det er besværligt med de mennesker som har en anden opfattelse end vi selv har. Mange ledergrupper lider da også under ”Rip, Rap og Rup-syndromet” som er et udtryk for, at lederne rekrutteres fordi de ligner hinanden og ikke fordi, de er forskellige fra hinanden.

Dette er tilfældet på trods af, at vi godt ved, at vi får de bedste beslutninger, de bedste teams og den højeste effektivitet når vi er forskellige, og når vi er i stand til at udnytte disse forskelligheder.

Enneagrammet er et enestående godt værktøj til, at sætte fokus på disse forskelligheder. Enneagrammet beskriver 9 forskellige fokusområder som mennesker har, og det giver mennesker en forståelse for, hvorfor der er disse forskelligheder. Det skaber respekt, at opleve og at forstå, at andre ikke gør som de gør, med det formål at irritere og bremse, men at de helt og fuldt har deres adfærd, fordi de har et indre drive der naturligt retter deres fokus mod noget specielt.

Enneagrammet sætter ord på dette drive, og beskriver årsagen til, at vi har netop dét indre drive, som vi har. Hos PS4 A/S kan du lære om enneagrammet på vores 4-dages kursus og du kan blive certificeret i at anvende WEPSS enneagramtest, som er den eneste enneagramtest, der er valideret af et eksternt bureau. 


PS4-teamet

fredag den 8. november 2013

Fredagsinspiration: Klar til en kurs uden mobning - tag en Time Out allerede idag!


Mobning på arbejdspladsen er ikke et problem for den enkelte – det er et fællesproblem, som alle må tage ansvar for, både medarbejdere og ledere.
Mobning i skolerne kræver mere end fredagskage og klassens time, læste jeg forleden i en artikel om mobning i folkeskolen. Ja, og det er fuldstændig det samme på danske arbejdspladser. Her er det heller ikke nok med fælles morgenbord fredag. Vil man undgå mobning på arbejdspladserne, må man, som på skolerne, holde øje med motivation i samarbejdet, og man må sammen med medarbejdere og ledere fastsætte den ramme, der skal arbejdes ud fra, så samtlige medarbejdere er fokuseret på opgaver, resultater og trivsel i fællesskabet. Der er ikke frit valg på alle hylder. Vi er ikke sammen for sjov – men det må gerne være sjovt, og vi skal være imødekommende og samarbejdende overfor hinanden til gavn for resultater og trivsel. Et ikke voldeligt sprog vil kunne støtte dette samarbejde. Et sprog, hvor den enkelte er opmærksom på egne behov og grænser uden at træde på andre og uden at iscenesætte kampe i fælles arbejdsteams. Opstår disse kampe alligevel, vil jeg anbefale alle at bede om et Time Out og få taget en snak om rammer, regler og forskellige behov.
Vi er alle på arbejdspladsen med det formål at udføre et stykke arbejde. Vi er i fællesskabet, og vi er forskellige i fællesskabet. Vi skal samarbejde i fællesskaber, og det skal etableres med tillid, respekt og engagement for og med den enkelte.
Medarbejderne og eleverne skal ikke blot tage udgangspunkt i sig selv, men i stedet tage udgangspunkt i, hvad det er de skal deltage i, og hvad der er relevant og nødvendigt for dem at sætte fokus på. I skolen sætter lærerne, som de ledende, rammen i fællesskab med eleverne, og på arbejdspladsen sætter lederne rammen i fællesskab med medarbejderne.
Arbejdspladsens forretning går forud for medarbejdernes frihed, da formålet er at skabe værdi, vækst og udvikling for virksomheden, som dog også skal fastsætte en ramme med fokus på den enkeltes trivsel, motivation og mulighed for at kunne løse opgaverne tilfredsstillende inden for rammen. Hvordan, hvad og hvorfor skal være tydeligt besvaret for den enkelte, og ud fra dette planlægger man samarbejdet, medarbejderne imellem, med fokus på resultat og opgaveløsning. Formålet med dette er, at man bedre forstår det fælles fokus og den fælles ramme, man arbejder inden for. Medarbejderne skal forstå, hvad målet er med arbejdet, hvad de er med til at skabe af værdi, og hvorfor netop de har fået ansvaret for denne opgave.
Undersøgelser fra skoleområdet viser, at når eleverne arbejder med fælles læringsprocesser i en fastsat målrettet ramme, ophører mobning. Dette skyldtes, at den enkelte elev ganske enkelt fik et andet fokus og ikke længere havde tid til at mobbe.
De seneste år har jeg på flere forskellige arbejdspladser støttet op om mange forskellige tiltag til en anti-mobbekultur. Det, der har virket, har altid handlet om lige dele dialog og fokus på opgaver. Det har handlet om at lede, også dem på distancen, og i særdeleshed også de selvledende medarbejdere. Ledelse handler om at fastsætte rammen og i samarbejde med gruppen være åben og målrettet. Fokus på at styrke fællesskaber med fælles mål og ramme, styrkelse af fællesskabet ved at udarbejde fælles forventningsafstemning og velbeskrevne handlingsplaner, der kan styrke den enkelte til fælles samarbejdsrelationer med motivation, bidrag samt fælles ansvar for opgaveløsning og resultater. Det er lykkedes at skabe de gode resultater og de nye vaner - med fokus på fælles mål, succes og trivsel – fordi både ledere og medarbejdere ville, og fordi de har hjulpet hinanden væk fra det, der ikke fungerede og hen imod det der kunne skabe både resultat og trivsel. Det gør en forskel at acceptere forskelligheder, og på trods af alt at søge efter fælles retning, ramme og resultat.
Fredagens vise ord:
“Hellere tænde et lys end klage over mørket” / kinesisk ordsprog
PS4-teamet

mandag den 4. november 2013

Det resultatskabende lederskab

Lever du som leder op til dine medarbejderes forventninger? Og er du klar over, hvad der forventes? Ifølge en undersøgelse er der særligt ni kompetencer, der definerer god ledelse.

Mange af vores kunder er mellemledere og en del af disse har, som følge deraf, medarbejdere. En stor del af de medarbejdere giver udtryk for, at de føler, at de er en del af virksomheder med masser af potentiale og med plads til udvikling. Men det er interessant, at når spørgsmålet lyder, hvorvidt deres ledere lever op til deres forventninger, så svarer en del af disse medarbejdere, nej!

De fleste oplever, at de selv er mere ambitiøse end deres ledere. Flere udtaler, at det virker som om, at lederne ikke er bevidste om at være ambitiøse, når det handler om værdier og adfærd. En værdi i én virksomhed var eksempelvis, at ”lederne skal være forgængere specielt i forhold til vores værdier”. Men det er de ikke. Medarbejderne efterspørger en mere synlig ledelse og en ledelse, der formår at gå foran og være rollemodel ved eksempelvis at vise retningen, når værdierne skal udleves.

Nedenfor ses resultatet af en undersøgelse hvor 500 medarbejdere svarede på, hvad de mener, definerer god ledelse:


  • At være en god menneskekender.
  • At være god til at indgå i dialog og god til at stille undrende spørgsmål.
  • At anerkende forskellige måder, at udføre opgaver på.
  • At fungere som sparringspartner på medarbejderens betingelser (læs: behovssparring).
  • At være målrettet og god til at afvikle møder med fremdrift.
  • At kunne uddelegere ansvar og beslutninger.
  • At være visionær med ”næse” for hvilken vej udviklingen sker.
  • At kunne agere som gamemaster, hvilket vil sige – at have det forgyldte overblik.
  • At skabe ensartethed.


Hvor mange af ovenstående egenskaber er du i besiddelse af? Hvis du er usikker, så spørg dine medarbejdere.

PS4-teamet